REGLEMENT
INTERIEUR DE L'ASSOCIATION
"Centre Généalogique de Savoie"
Adopté par l’Assemblée Générale du CGS le 17.03.2007
I - Organisation du Centre Généalogique de Savoie
1) Les membres de
l'Association dénommée Centre Généalogique de Savoie (CGS ci après) sont
regroupés en Antennes décentralisées par secteurs géographiques, actuellement
dans le Chablais, le Faucigny, le Genevois et le Val d'Arly. La création
d'Antennes est du ressort du Conseil d'Administration du CGS.
2) Le Conseil
d'Administration du CGS (CA ci après) désigne parmi les membres de chaque
Antenne un responsable chargé de son administration. Il est nommé pour 3 ans.
Il devient membre du CA par cooptation et est membre de droit du bureau du CGS.
Sa régularisation sera effectuée lors de la première assemblée générale
ordinaire qui suit.
3) Lorsque le
fonctionnement normal d'une Antenne se trouve compromis, le CA du CGS a la
faculté de désigner un nouveau responsable de l'Antenne; il peut aussi nommer
alors un ou deux correspondants chargés provisoirement de son administration;
il peut également convoquer les adhérents de l'Antenne en assemblée générale en
vue de la désignation d'un nouveau responsable.
II - Rôle des antennes
1) Le rôle des
Antennes est essentiellement administratif. Elles s'occupent de l'intendance
sur le terrain. Elles mettent en oeuvre la politique décidée par les instances
du CGS (Assemblée Générale, Conseil d'Administration et Bureau). Elles
procèdent à l'exploitation des sources généalogiques et à leur mise à
disposition auprès des adhérents dans les locaux dont elles jouissent, animent
les réunions, organisent des conférences et des expositions.
2) Dans les
limites imparties par les statuts et le présent règlement intérieur, le rôle du
responsable d'Antenne consiste à :
- Coordonner les principales activités de l'Antenne
- Assurer l'animation de l'Antenne ; appliquer et faire appliquer les
instructions et règlements établis par le CGS,
- Faire connaître le CGS à tous ceux qui sont susceptibles d'en faire
partie,
- Soumettre au CA du CGS toutes suggestions ou propositions concernant
l'administration, la vie, le développement de l'Association,
- Entretenir des rapports avec les autorités locales et tous organismes
susceptibles d'aider au fonctionnement et au développement de l'Antenne.
III - Conseil d'administration et
bureau du CGS
1) Le CGS est
administré par un Conseil d'Administration composé de 9 membres actifs au moins
et de 24 membres au plus. Il est élu par l'Assemblée Générale Ordinaire. Les
membres du CA sont désignés par le terme d’administrateurs. Les administrateurs
sont élus au scrutin secret si celui-ci est demandé par l’un des membres
présents. Le vote par procuration est autorisé. La durée du mandat des
administrateurs est de 3 ans. Ils sont renouvelés par tiers chaque année. En
cas de vacance en cours d'exercice, le poste d'administrateur vacant sera
attribué par cooptation puis régularisé lors de la première assemblée générale
ordinaire qui suit. Les pouvoirs de ce nouvel administrateur ainsi nommé
prennent fin à l'époque où devait normalement expirer le mandat du membre
remplacé. Le CA élit en son sein au scrutin secret :
- un(e) Président(e), un(e) ou plusieurs Vice-président(e)s, un(e)
Secrétaire, un(e) Secrétaire Adjoint(e), un(e) Trésorier(e), un(e) Trésorier(e)-adjoint(e).
Ces membres constituent le Bureau élu pour un an. Le Bureau constitue
l'instance exécutive du CA.
2) Le CA se réunit
sur convocation du (de la) Président(e) ou sur la demande du tiers de ses
membres chaque fois que l'intérêt du CGS l'exige et au moins quatre fois par
an. La présence de la moitié au moins de ses membres est nécessaire pour que le
CA puisse délibérer valablement. Les décisions sont prises à la majorité des
membres présents. Le vote par procuration est autorisé dans la limite d'un
pouvoir par administrateur. En cas d'égalité la voix du (de la) Président(e)
est prépondérante. Les délibérations et résolutions du CA font l'objet de
procès verbaux qui sont signés par le (la) Président(e) et le (la) secrétaire.
Ceux-ci sont conservés chronologiquement. Un résumé fait l'objet d'une
publication dans les Rameaux Savoisiens, bulletin du CGS.
IV - Assemblées générales du CGS
1) L'Assemblée
Générale Ordinaire définit la politique du CGS. C'est elle qui élit les membres
du Conseil d'Administration. La convocation à l'assemblée générale ordinaire
doit être envoyée au moins 15 jours à l'avance.
2) Les
délibérations de l'Assemblée Générale Ordinaire du CGS sont prises avec quorum
du 10e des membres inscrits et de la majorité absolue des voix des membres
présents ou représentés. Les membres empêchés peuvent se faire représenter par
un autre membre porteur d'un pouvoir écrit. Le nombre de mandats est limité à
dix. Chaque membre dispose d’une voix. Toutefois un minimum de 30 membres devra
être effectivement présent. Dans le cas où le quorum n'est pas atteint, une
nouvelle Assemblée Générale Ordinaire sera organisée dans les 60 jours suivants
sans condition de quorum.
3) L'ordre du jour
est arrêté par le CA. Ne devront être traitées, lors de l'Assemblée Générale
Ordinaire, que les questions soumises à l'ordre du jour.
- Le (la) Président(e) expose la situation morale de l'Association et
chaque responsable d'Antenne fait le compte rendu des activités de l'année
écoulée. Le (la) Trésorier(e) présente la situation financière. Le ou les
vérificateurs aux comptes rendent compte de leurs observations. L'Assemblée
procède au renouvellement ou au remplacement des membres du Conseil
d'Administration sortants.
4) Les
délibérations des Assemblées Générales font l'objet de comptes-rendus signés du
(de la) Président(e) et du (de la) secrétaire du CA. Ces comptes-rendus font
l'objet d'une publication dans les Rameaux Savoisiens.
5) Lors des
Assemblées Générales du CGS, la signature d'une liste d'émargement, établie par
le secrétariat du CGS constate les membres présents et les membres représentés.
Elle donne accès à l'Assemblée Générale. La liste d'émargement permet de
comptabiliser le nombre de voix et de calculer la majorité nécessaire pour
qu'une décision puisse être adoptée. Elle est signée par le (la) Président(e)
de séance et le (la) secrétaire. Ne sont admis à voter que les membres à jour
de leur cotisation au 31 décembre de l'année précédente. Les votes sont
effectués à main levée. Si demande il y a, le vote aura lieu au scrutin secret.
Le dépouillement du vote à bulletin secret sera effectué par 3 scrutateurs,
pris dans l'Assemblée, en dehors du CA, dont un membre au moins assiste au
dépouillement.
6) En cas de difficultés telles que la mise en sommeil ou la dissolution
d’une antenne, le conseil d’administration prend les mesures conservatoires
appropriées. En cas de graves difficultés telle que la dissolution de
l’association ou en cas de problèmes juridiques ou financiers importants ou sur
demande du tiers plus un des membres possédant le droit de vote conformément à
l’article 11 alinéa a) des statuts, le (la) président(e) convoque une assemblée
générale extraordinaire. L’assemblée générale extraordinaire est composée et
fonctionne de la même manière que l’assemblée générale ordinaire sauf en cas de
dissolution volontaire ou forcée de l’association où la majorité des deux tiers
des membres présents ou représentés est requise pour la dissolution du
patrimoine de l’association.
V - Adhésion au CGS
1) Les adhésions se font soit directement auprès du secrétariat du CGS,
soit auprès des antennes de rattachement qui les transmettent au trésorier pour
enregistrement ou les rejettent après examen. Elles deviennent effectives après
rédaction d'un bulletin d'adhésion (modèle unique) signé par l'intéressé et le
règlement d'une cotisation par chèque bancaire ou virement bancaire ou postal à
l'ordre du Centre Généalogique de Savoie. Toute nouvelle adhésion au cours du
dernier trimestre de l’année civile ne prendra effet qu’au premier janvier de
l’année suivante.
2) Les originaux
des bulletins d'adhésions sont adressés par courrier au secrétariat du CGS. Les
antennes en conservent une copie. Le secrétariat du CGS gère le fichier
informatisé des adhérents, établit périodiquement la liste des adhérents et en
diffuse un exemplaire aux antennes
3) Le CGS étant
lui-même membre de la Fédération Française de Généalogie, chaque adhérent
s’engage à respecter les statuts, le règlement intérieur et le code de
déontologie de la FFG.
VI - Perte de la qualité de membre
La qualité de membre du CGS se perd par
a) le
décès
b) la
démission adressée par écrit au Président du CGS
c) la
radiation suite au non-paiement de la cotisation annuelle
d) l'exclusion
prononcée par le CA pour infraction aux statuts ou au présent règlement ou pour
motif grave portant préjudice moral, matériel ou financier au CGS. Dans ce cas
l'intéressé sera invité par lettre recommandée avec accusé de réception à se
présenter devant le CA pour fournir des explications. Il pourra, pour sa
défense, être assisté d'une personne de son choix. La lettre de convocation
devant le CA devra préciser les motifs de la convocation et les sanctions
encourues. En aucun cas elle ne sera adressée moins de 30 jours avant la date
fixée pour la convocation devant le CA. Ainsi nul ne peut se prévaloir de sa
qualité de membre de l’association, lors de la publication ou de la diffusion
de travaux sans l’accord du CGS sous peine d’exclusion et de rectification
publique.
VII - Groupes de travail
Pour assurer le fonctionnement du CGS, le CA met en place des
commissions, comités ou groupes de travail ou nomme des responsables chargés
d'animer les différents secteurs d'activité. Entre autres, il crée ou nomme :
1) Un Groupe de travail "Informatique"
Ce groupe est présidé par un membre du Conseil d'Administration. Il est
compétent pour tout ce qui concerne le développement des applications
informatiques du CGS, y compris "Internet". Son avis doit être
systématiquement recueilli pour toute évolution dans ce domaine. Ses membres
sont choisis parmi les adhérents en fonction de leurs compétences et
expériences. Il peut être fait appel à des consultants bénévoles extérieurs à
l'association. La décision est du ressort du bureau du CGS après avis du groupe
de travail. Il désigne en son sein, un responsable de la base de données du
CGS, seul habilité à mettre à jour celle-ci en y intégrant les nouvelles
données. Après chaque mise à jour, la base actualisée est transmise aux
antennes pour être mise à la disposition des adhérents.
2) Un Comité
de rédaction des Rameaux Savoisiens :
Le CGS rédige et publie un bulletin ayant pour titre Les Rameaux
Savoisiens. La gestion de la rédaction de la revue est confiée à un comité
désigné par le CA du CGS, comité lui même présidé par un membre du Conseil
d'Administration. Le comité comprend au moins un représentant de chaque antenne
ainsi que des adhérents volontaires pour cette activité.
Ce comité a pour rôle essentiel de :
- Solliciter les bonnes volontés pour la rédaction d'articles,
- Vérifier, outre leur qualité, que les articles proposés entrent dans le
cadre de l'activité du CGS,
- Alimenter et mettre en forme les rubriques régulières,
- Veiller au respect des délais dans les domaines de la rédaction et de
la réalisation.
Seuls les documents et articles ayant reçu l'aval du comité peuvent être
publiés dans Les Rameaux Savoisiens. Les documents non publiés restent
la propriété du CGS et du comité de rédaction.
Le comité a compétence pour reporter certains documents à une publication
ultérieure, afin de maintenir un équilibre entre les différentes rubriques de
la revue et respecter sa pagination.
3) Un
responsable "Gestion des supports de données et appareils de lecture"
La responsabilité de la gestion des appareils de lecture, des supports de
données (microfilms, CD, DVD et autres supports modernes) est confiée à membre
désigné en son sein par le CA. Lui seul est habilité à commander ces supports
et en particulier les microfilms.
Toute commande ne peut être effectuée sans son accord.
Chaque antenne dispose d'un parc de lecteurs et de microfilms centrés sur
sa zone géographique. Le mouvement des prêts - y compris pour les relèves - est
assuré en accord avec le responsable d'antenne ou de son adjoint (vérification
de la disponibilité). Chaque mouvement doit faire l'objet d'une fiche de
circulation centralisée par le gestionnaire.
Le CGS achète les microfilms spécifiques au développement de ses relevés
systématiques et aux renseignements permettant de les compléter (départements
73, 74 et si nécessaire départements limitrophes).
Les cas d'achats exceptionnels hors ceux ci-dessus précisés
s'apprécieront au coup par coup.
Le CGS pourra éventuellement mettre en location une partie de son parc
auprès des adhérents. La caution par microfilm emprunté sera de 200 euros
restituée au retour de celui-ci. Sa location se fait sur la base d’une
perception de 15 euros pour cinq mois. Les redevances de transport aller et
retour sont à la charge du loueur qui doit fournir d’avance les boîtes ou sachets.
Le 6e mois est consacré au retour du prêt. Passé ce délai le chèque de caution
est déposé à la banque.
Pendant la durée du prêt, le loueur s'engage à fournir les renseignements
contenus sur les microfilms (entraide, vérification...).
VIII - Relevés et saisies
informatiques ou papier
Les adhérents qui effectuent des recherches, des relevés papier, ou de la
saisie informatique au titre du CGS s'engagent à remettre l'intégralité de
leurs travaux au CGS. Ils s'engagent également à ne pas les diffuser à titre
personnel sur quelque support que ce soit, y compris sur le réseau Internet.
Les supports informatiques correspondants ne peuvent être diffusés que dans les
conditions définies par le CA. Les relevés enregistrés sur supports
informatiques doivent être sauvegardés. Les sauvegardes doivent alors être
stockées en dehors des Antennes utilisatrices.
IX - Moyens
de fonctionnement du CGS
Pour assurer son fonctionnement, le CGS dispose de ressources, de moyens
matériels et de locaux mis à disposition des Antennes par les collectivités
locales.
1) Ressources
:
Les ressources de l'Association sont définies par les statuts du CGS.
Elles sont constituées essentiellement par les cotisations annuelles de ses
membres dont le montant est fixé par le Conseil d'Administration.
Des demandes de subventions peuvent être exprimées :
- Sur initiative
du CA du CGS à l'adresse d'organismes publics ou privés de niveau
départemental, régional, national ou européen.
- Sur initiative
des responsables d'antennes à l'adresse d'organismes publics ou privés de
niveau strictement local. Les dons et subventions reçus ainsi au titre du CGS
par une Antenne sont reversés au CGS.
Chaque Antenne peut par ailleurs vendre divers documents élaborés à
partir de ses propres recherches. Dans ce cas le produit de ces ventes sera
intégralement reversé au CGS.
Des prestations particulières sont également réalisées au profit des
adhérents (photocopie d'actes à partir de microfilm par exemple). Le coût de
ces prestations ou numérisation d'actes est fixé par le CA.
2) Moyens
matériels :
L'ensemble des matériels et équipements mis en oeuvre au sein des
Antennes par le CGS est propriété du CGS. Il en est ainsi, en particulier, des
relevés effectués par les adhérents et des documents élaborés à partir de leurs
informations. Le CGS peut alors en disposer librement et les mettre en
communication. La liste des documents autorisés à la vente est arrêtée par le
CA. Le fichier des adhérents ne peut faire l'objet de diffusion à l'extérieur
du CGS.
Le matériel est pris en charge par les Antennes qui en assurent la
conservation, la mise en oeuvre, l'entretien. Un responsable est désigné par
Antenne. Un inventaire détaillé est établi et tenu à jour. Une copie de
l'inventaire est adressée au secrétariat du CGS.
Les besoins en équipements nouveaux sont étudiés par le CA du CGS.
Toute dépense d'équipement d'un montant supérieur à 500 Euros doit être
soumis à l'approbation écrite du (de la) Président(e) du CGS et du (de la)
Trésorier(e). Ces derniers reçoivent délégation du Conseil d'Administration
pour engager des dépenses jusqu'à hauteur de 1500 Euros. Au-delà de ce montant,
toute autorisation est subordonnée à l'accord du CA du CGS.
Les prêts de matériel aux adhérents, autorisés dans le cadre de travaux
réalisés au profit du CGS, doivent faire l'objet d'un document de prise en
charge signé par l'emprunteur. Un état des matériels ainsi mis à disposition
est tenu à jour par chaque Antenne.
3) Locaux :
Les Antennes disposent de locaux mis à leur disposition par divers
organismes, en général des collectivités publiques.
Ces mises à disposition doivent faire l'objet de convention précisant les
modalités d'emploi (permanent ou temporaire, à temps complet ou partiel). Les
responsabilités du propriétaire et du locataire, en particulier dans le domaine
de l'assurance, doivent y figurer. En tout état de cause, de tels documents
doivent être cosignés par le (la) Président(e) du CGS.
4) Personnel
:
L'activité du CGS est assurée essentiellement par des bénévoles. Aucune
rétribution ne peut être consentie pour des taches, travaux ou recherches
effectuées par un adhérent du CGS. Dans des cas ponctuels et bien précis, des
remboursements de frais engagés pourront être effectués. Ces remboursements ne
pourront être autorisés que par le (la) Président(e) du CGS dans la limite de
sa délégation.
X - Assurances
La responsabilité est un risque à gérer. Pour garantir ses activités,
locaux, matériels, du siége social et des antennes, collaborateurs bénévoles et
visiteurs, le CGS a recours à l'assurance :
- Pour couvrir sa
responsabilité civile contre les risques inhérents à la vie associative et
celle des personnes qu'il occupe (administrateurs, bénévoles, adhérents en
général)
- Pour garantir
les locaux et leur contenu (mobilier, équipements, documents...), dans le cas
d'une renonciation à recours prévue à la convention de mise à disposition, les
assurances du "propriétaire" et de l'Association doivent alors y
faire référence.
XI - Conclusion
Après approbation par le Conseil d'Administration, le présent règlement
intérieur pourra faire l'objet d'une modification statutaire lors de la
prochaine assemblée générale ordinaire du CGS. Il sera publié dans les Rameaux
Savoisiens. Toute modification du présent règlement est du ressort du CA du
CGS. Une copie sera remise à chaque nouvel adhérent
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